1. Introduction

Si vous êtes client(e) chez Staples Belgium SRL (« Staples »), nous pouvons alors traiter vos données à caractère personnel. C'est le cas, par exemple, si vous concluez un contrat avec Staples Belgique et que vous créez un compte sur un de nos sites internet. Nous traiterons vos données à caractère personnel de manière légitime et responsable, conformément à la loi et à la réglementation en vigueur.

Nous présentons notre société dans la présente Déclaration de confidentialité et expliquons comment et dans quel but nous traitons vos données à caractère personnel au sein de Staples Belgique, comment vous pouvez exercez vos droits à la protection de la vie privée, et fournissons d'autres informations pertinentes.

Nous nous efforçons de vous fournir ces informations de manière claire et compréhensible. Toutefois, si après avoir lu notre Déclaration de confidentialité, vous avez des questions sur l'utilisation que nous faisons de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter par le biais des coordonnées mentionnées au bas de ce document.

Pour plus de détails sur notre utilisation de cookies et de technologies similaires, veuillez vous reporter à notre « Déclaration en matière de cookies ».

Veuillez enfin noter que nous nous efforçons de développer et d'améliorer en permanence Staples Belgique. Les éventuelles répercussions de ces mesures sur le mode de traitement de vos données à caractère personnel seront reprises dans la présente Déclaration de confidentialité. Il vous appartient donc de vérifier régulièrement si des modifications éventuelles ont été apportées à la présente Déclaration de confidentialité. La date de la dernière modification figure au bas de la présente Déclaration de confidentialité.

2. Notre société

Staples gère les activités de Staples Belgique, y compris celles de Staples Business Advantage, ainsi que les sites internet staplesadvantage.be et order.staplesadvantage.be.

Nos coordonnées sont les suivantes :

Staples Belgium SRL

Ringlaan 39

1853 Strombeek-Bever

Si vous souhaitez nous contacter, veuillez utiliser les coordonnées mentionnées au bas de ce document.

La confidentialité de vos données est entre les mains de notre Délégué à la protection des données (Data Protection Officer ou DPO). Vous pouvez le contacter à l'adresse [email protected]

3. Pour quelles finalités traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Staples Belgique traite vos données à caractère personnel aux fins suivantes :

Traitement de commandes et exécution d'un contrat – Nous traitons vos données à caractère personnel afin de préparer, de recevoir, d'examiner et d'exécuter votre contrat d'achat.

Activités administratives – Nous traitons vos données à caractère personnel aux fins d'activités administratives et financières, par exemple pour élaborer des rapports, gérer et traiter des factures et des recouvrements.

Communications, marketing et programmes de fidélité – Nous traitons vos données à caractère personnel afin de vous fournir un service et une assistance en tant que client, d'entretenir nos relations avec vous, d'exercer des activités de marketing, de vous faire des offres personnalisées, de vous intégrer dans un programme de fidélité et/ou de vous informer sur nos services.

Fins légales – Nous traitons vos données à caractère personnel pour pouvoir vous identifier, lutter contre la fraude, réaliser des audits comptables, intenter une action en justice, garantir la sécurité au sein de l'entreprise et agir conformément aux obligations légales.

Souhaitez-vous obtenir de plus amples détails sur la façon dont nous traitons vos données à caractère personnel ?

Traitement de commandes et exécution d'un contrat

· Lorsque vous passez une commande chez Staples Belgique, nous avons besoin de collecter vos données à caractère personnel pour pouvoir traiter et livrer votre commande, en vous informant entre-temps sur l'état du traitement et, le cas échéant, en traitant les retours de marchandises. Pour cette raison, nous devons donc être en possession de vos coordonnées et de celles de votre organisation, selon la nature et l'origine de la commande.

Nous pouvons divulguer vos données à caractère personnel à un tiers dans le but de traiter votre commande. Vos données à caractère personnel peuvent être communiquées à des transporteurs pour qu'ils livrent la bonne cargaison au bon endroit ou enlèvent chez vous les marchandises à renvoyer.

Si vous payez votre commande par la voie électronique, un fournisseur de services de paiement peut traiter vos données à caractère personnel. Dans ce cas, ce dernier est alors responsable du traitement de votre paiement.

Base légitime : l'exécution d'un contrat (d'achat)

Activités administratives

· Traitement de factures et recouvrements – Staples Belgique envoie une facture dès qu'une commande a été placée et a été traitée ou livrée. Staples Belgique traite aussi des données à caractère personnel si des débiteurs ont des factures en cours ou impayées. Les clients ayant des factures en cours font l'objet d'une procédure de mise en demeure automatique et recevront régulièrement des rappel de paiement. Des données à caractère personnel, comme les coordonnées, données de commande et de l'entreprise, sont traitées à cet effet.

Base légitime : Intérêt légitime

Communications, marketing et programmes de fidélité

· Gestion des relations avec la clientèle – Nous attachons une grande importance à vos relations avec Staples Belgique et prenons donc toutes les précautions nécessaires pour nous assurer que vos données sont correctes et actualisées. La gestion des relations avec la clientèle comprend aussi la conclusion d'un contrat avec vous ou l'enregistrement d'un compte dans notre système. Elle comprend aussi le partage de vos données à d'autres services de Staples Belgique aux fins de soumission de commandes ou d'envoi de factures à l'entité appropriée. Dans ce but, nous collectons vos coordonnées.

Base légitime : Exécution d'un contrat, intérêt légitime

· Service clientèle et assistance – Nous voulons être en mesure de vous aider au plus vite lorsque vous avez besoin d'assistance ou souhaitez faire une réclamation. Nous devons à cet effet traiter vos données à caractère personnel sous forme de notes et en enregistrant des discussions ou entretiens téléphoniques que vous pouvez avoir avec nos collaborateurs. Nous utilisons ces données non seulement pour répondre à votre demande, mais aussi pour analyser et améliorer la qualité de nos services. Nous collectons donc vos coordonnées, requêtes ou réclamations à cet effet. Nous pouvons utiliser dans certains cas votre dossier à des fins de formation et/ou de stage.

Si un produit acheté chez Staples Belgique s'avère défectueux ou ne répond pas aux attentes, nous pouvons charger des tiers d'effectuer des réparations ou de fournir d'autres services. Les demandes de services adressées à Staples Belgique peuvent être directement traitées par les fournisseurs de cette dernière ; les données à caractère personnel communiquées à des tiers à cet effet se limitent aux informations nécessaires à la livraison du service demandé et exclusivement pour exécuter ce service.

Base légitime : Exécution d'un contrat

· Marketing et offres promotionnelles – Si vous êtes client(e) chez Staples Belgique ou avez précédemment émis le souhait de recevoir nos offres promotionnelles, nous pouvons vous ajouter à la liste de diffusion des destinataires de courriels, de catalogues (numériques), dossiers et/ou brochures. Nous utilisons vos données à caractère personnel pour vous adresser ces offres et publications.

Base légitime : Consentement, intérêt légitime

· Participation à des programmes de fidélité – Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel si vous manifestez votre désir de participer à un de nos éventuels programmes de fidélité, de recevoir des offres personnalisées ou de donner votre avis par le biais d'enquêtes sur la satisfaction ou les besoins des clients. Staples Belgique peut collecter et traiter vos coordonnées et données de compte à cet effet.

Base légitime : Consentement

Objectifs légaux

· Les données de clients peuvent s'avérer nécessaires dans le cadre d'enquêtes, de la prévention ou de la résolution de fraudes. Nous pouvons également être tenus de transférer vos données à caractère personnel à des autorités publiques (p. ex. la justice ou l'administration fiscale) si cela s'avère nécessaire pour remplir nos obligations légales.

Si un client refuse de remplir ses obligations de paiement, Staples Belgique peut également communiquer ses données à caractère personnel à son service d'assistance juridique pour intenter une action en justice dans le but de recouvrer un paiement.

Base légitime : Obligation légale

4. Quelles données à caractère personnel vous concernant collectons-nous ?

Lorsque vous traitez avec Staples Belgique, nous collectons divers types de données à caractère personnel vous concernant :

Coordonnées (nom, adresse, domicile, courriel, numéro de téléphone, numéro de fax)

Données d'entreprise (raison sociale, adresse, code postal, localité, numéro d'inscription à la Chambre de commerce, numéro de TVA)

Comptes (nom d'utilisateur, code d'identification d'utilisateur, mot de passe (crypté))

Données de commande (date/heure, article ou service et quantité, état de la commande, montant de la commande, prix de vente et coûts de la commande, conditions de paiement et données de transaction)

Marketing et données de communication (vos préférences en matière d'opt-in/opt-out pour le marketing direct /les offres personnalisées, lettres d'information,etc.)

Ces données peuvent varier d'un canal de vente à l'autre

Données de participation (ou si vous utilisez une promotion donnée ou un programme de fidélité)

Ces données peuvent varier d'un canal de vente à l'autre

Données de service Clients (enregistrement de vos coordonnées par notre Service Clients, y compris échanges de correspondance par courriel ou lettre, et entretiens téléphoniques)

Détails sur l'utilisation du site internet (cookies, etc.)

5. Sur quelles bases légales le traitement par nos soins de vos données à caractère personnel se déroule-t-il ?

Un fondement légal, telle que décrit dans le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est impératif pour tout traitement de données à caractère personnel. Nous traitons des données à caractère personnel associées à Staples Belgique en vertu des quatre fondements légaux suivants :

(1) pour exécuter une commande ou un contrat (de service), ou

(3) pour remplir une obligation légale ou respecter une prescription, ou

(4) pour satisfaire à un intérêt légitime que nous défendons, ou

(4) votre consentement exprès.

Exécution d'un contrat

Nous utilisons vos données à caractère personnel pour exécuter le contrat conclu avec vous. Sans ces données, nous ne pourrions pas remplir nos obligations qui découlent de ce contrat. Le traitement de commandes, de contrats et de services relève de cette base légale.

Obligation légale

Nous sommes légalement tenus de traiter vos données à caractère personnel afin de remplir des obligations fiscales et autres.

Intérêt légitime

Nous utilisons vos données à caractère personnel afin de satisfaire aux intérêts légitimes suivants :

· Pouvoir entretenir des relations durables avec vous en tant que client et vous offrir des produits et/ou services (via le marketing direct, entre autres)

· Pouvoir nous défendre dans le cadre d'une éventuelle action en justice

· Améliorer l'efficacité de nos services

Nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel sous une forme pseudonymisée pour comprendre la façon de concevoir et d'améliorer un service, mais aussi à des fins de rapports, de statistiques générales et d'analyses. Si les circonstances l'exigent, nous pouvons traiter vos données à caractère personnel pour examiner ou empêcher des fraudes ou remplir des obligations légales. Le traitement des données à caractère personnel à ces fins représente donc notre objectif légitime.

Consentement

Si les bases légales ci-dessus mentionnées ne sont pas applicables, nous n'utiliserons vos données qu'après avoir obtenu votre consentement explicite.

Sachez que vous pouvez retirer votre consentement explicite à tout moment. Le paragraphe « Puis-je retirer ultérieurement le consentement que j'ai accordé ? » explique la procédure à suivre pour un tel retrait.

6. À qui communiquons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous pouvons communiquer vos données à des tiers, conformément aux disposition de la présente Déclaration de confidentialité et si la loi nous y autorise. Sans votre consentement, nous ne communiquerons toutefois jamais vos données à caractère personnel à des tiers pour leurs propres fins de marketing.

Nous pouvons communiquer vos données personnelles aux catégories suivantes de destinataires :

Départements internes et autres sociétés de notre groupe (Staples Solutions)

Nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel en interne à d'autres départements (p. ex. gestion des débiteurs) et entités au sein de Staples Solutions pour pouvoir vous donner les informations pertinentes, vous fournir des produits ou services (dont le service Clients), développer de nouveaux produits et services, vous faire part de promotions et vous adresser des communiqués et pour empêcher, détecter et/ou suivre d'éventuelles activités illégales, infractions à nos conditions, fraudes et/ou infractions à la protecion des données.

Autorités

Nous pouvons divulguer vos données à caractère personnel à des autorités de contrôle, comme l'administration fiscale, la douane, la police et d'autres autorités publiques. Nous communiquons vos données à caractère personnel :

· pour remplir une obligation légale ou répondre à une ordonnance du tribunal ; ou,

· le cas échéant, pour empêcher, détecter et suivre des activités répréhensibles ; ou,

· le cas échéant, pour imposer notre politique ou garantir les droits et libertés d'autrui.

Sociétés de services aux entreprises (sous-traitants de données)

Nous pouvons faire appel à des fournisseurs de services aux entreprises pour nous aider à fournir nos propres services. Ces fournisseurs ne peuvent agir que sur nos instructions et ont l'obligation contractuelle de ne pas traiter les données à caractère personnel divulguées pour leurs propres fins.

Services de paiement

Lorsque vous achetez un produit ou un service, il peut vous être demandé de communiquer des données de paiement. Le service de paiement peut utiliser directement ces données. Le fournisseur de services de paiement est chargé d'exécuter votre paiement dans les limites fixées par la loi.

Divers

Nous pouvons communiquer vos données dans certains cas à des tiers. Il s'agit notamment de tiers qui font partie de Staples Solutions ou de sociétés qui appartiennent à ce groupe et/ou en seront les successeurs légaux à la suite d'une restructuration, d'une fusion ou d'une acquisition.

7. Vos données à caractère personnel sont-elles transférées en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen ?

Vos données personnelles ne sont pas transférées vers un pays en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen.

8. Comment stockons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel seront anonymisées ou effacées dès qu'elles ne seront plus nécessaires à la réalisation des finalités mentionnées dans la présente Déclaration de confidentialité.

Il existe des cas où certains éléments de vos données à caractère personnel sont stockés à plus long terme en raison d'obligations légales imposées par des organismes publics. Nous pouvons également conserver des éléments de vos données à caractère personnel pour nos propres fins légitimes, par exemple pour identifier des cas de fraude, régler d'éventuels litiges ou remplir nos obligations contractuelles avec des tiers tels que nos fournisseurs.

9. Comment exercer vos droits à la protection de la vie privée (droits personnels des personnes concernées) ?

Vous pouvez nous demander à tout moment de consulter, de corriger ou d'effacer les données à caractère personnel vous concernant que nous avons enregistrées. Vous pouvez aussi vous opposer à nos activités de marketing dont vous êtes la cible ou à l'utilisation de vos données à caractère personnel aux fins de profilage ou vous opposer globalement au traitement de vos données à caractère personnel. Vous avez aussi le droit de nous demander de transférer vos données à des tiers désignés par vous (portabilité des données). Ces droits sont également appelés « droits personnels des personnes concernées ».

Si vous souhaitez exercer ces droits, vous pouvez nous en faire la demande. Utilisez à cet effet les coordonnées mentionnées au bas de la présente Déclaration de confidentialité.

Sachez toutefois que nous vous demanderons de prouver votre identité afin d'empêcher des personnes non autorisées d'accéder à vos données.

Si vous ne souhaitez plus utiliser nos publications de marketing direct, vous pouvez nous en informer aux coordonnées mentionnées au bas de la présente Déclaration de confidentialité.

10. Puis-je retirer le consentement que j'ai donné ?

Si vous avez donné votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Sachez toutefois que le retrait n'a pas d'effet rétroactif et qu'il peut se passer un certain temps avant que nous ne saisissions ce changement dans tous nos systèmes.

Vous pouvez retirer votre consentement en ligne concernant le marketing direct en cliquant sur le lien « unsubscribe » figurant dans le bas du message que nous vous avons envoyé ou en modifiant vos préférences après vous être connecté(e) à notre site internet.

Pour retirer votre consentement relatif à d'autres activités, vous pouvez nous envoyer une demande écrite aux coordonnées mentionnées au bas de la présente Déclaration de confidentialité.

11. Puis-je porter plainte ?

Vous pouvez porter plainte auprès de notre Délégué à la protection des données par le biais des coordonnées mentionnées au bas de la présente Déclaration de confidentialité. Vous pouvez en outre porter plainte auprès de l'« Autoriteit Persoonsgegevens » (Autorité chargée des données à caractère personnel), Bezuidenhoutseweg 30, 2594 AV, La Haye.

12. Comment puis-je contacter Staples Belgique ?

Pour toute autre question sur notre façon de traiter vos données à caractère personnel, vous pouvez également contacter notre Délégué à la protection des données par courriel à l'adresse [email protected] ou par courrier à :

Staples Nederland B.V.

À l'attention du DPO

Rondebeltweg 102

1329 BH Almere

Pays-Bas

13. Quand la présente Déclaration de confidentialité a-t-elle été modifiée pour la dernière fois ?

La présente Déclaration de confidentialité a été modifiée le 28 février 2022.